이상적인 전시회 시공 업체 선정~1개 부스부터 대형 부스, 디자인부터 운영까지

전시회에 출전하는 기업 담당자분들께 전시회 업체 선정은 큰 고민거리일 것입니다.

기존에 친분이 있던 업체는 설명이 짧아 편하지만 제안력이 부족하거나 신선함이 떨어집니다…
그렇다고 새로운 업체를 어떻게 선택해야 할지 모르겠고…
또한 회사로부터 예산 절감이나 효과 측정, DX화를 명령받았는데 도통 감이 잡히지 않습니다…

오랫동안 업무를 맡아온 담당자도 힘들 만큼 전시회 출전 진행 과정은 복잡하므로, 갑자기 전시회 담당자가 된 분들에게는 어디서부터 손을 대야 할지 고민이 깊으실 것입니다.

본 기사에서는 전시회 부스의 기획, 시공, 운영에 새로운 제안이 필요할 때 어떤 업체에 의뢰해야 하는지, 알아두어야 할 포인트에 대해 소개합니다.

전시회 출전은 회사 입장에서 예산과 노력도 많이 드는 중요한 노력입니다.
가망 고객 집객부터 리드 확보 등 비즈니스 성과를 내야 하지만, 그전에 기획 진행, 시공 및 운영 시 안전에 대한 배려가 필요하게 됩니다.

우선 맡겨도 안심할 수 있는 회사인지 잘 살펴보고 선정해야 합니다.

그럴 때는 홈페이지를 보면 그 회사의 전시회 기획 및 시공 사례를 확인할 수 있습니다.

만약 의도하는 출전 내용과 가까운 사례가 있거나 흥미로워 보이는 회사가 있다면 한 번 문의해 보는 것도 좋은 방법입니다.

또한 사례를 통해 어떤 기업이 의뢰하는지, 어떤 규모의 전시회가 특기인지 아는 것도 중요합니다.
유명 기업의 전시회 부스를 수주한 회사는 어느 정도 신뢰가 기대되며, 그러면서도 1개 부스나 2개 부스의 사례도 있다면 규모의 대소에 상관없이 대응해 줄 수 있다는 것을 알 수 있습니다.

전시회 출전에는 결정해야 할 내용이 실로 많습니다.

전시회 추진 흐름(예)

이들을 하나하나 기일까지 결정하고 수정하고…

담당자분은 상사에게 보고해야 하고 사내 조율도 필요하기 때문에 전시회 출전 준비는 직전까지 정신없이 바쁘게 돌아가곤 했습니다.

이래서는 워라밸은 꿈도 꿀 수 없습니다.

전시회 업체 선정 시 부스 제작에 따르는 디자인, 도면 제작, 시공, 운영 등 기본적인 사항 외에 어디까지 폭넓게 대응 가능한지 확인하십시오.

최신 집객 전략이나 세련된 초대장 디자인, 즐거운 이벤트 기획부터 표시 패널 제작, 컨설턴트 섭외 및 컨디션 관리, 방문 기념품 준비, 심지어 사내 보고 자료 작성이나 곤란할 때 하소연할 상대까지, 모든 것을 맡기고 상담할 수 있는 회사가 있다면 그것이 이상적입니다.

전시회 업무를 폭넓게 1개 사에 맡기면, 미팅 횟수와 시간도 줄어들 뿐만 아니라 정보 공유 누락 등도 사라집니다. 그리고 관여하는 업체 수가 많아질수록 비용과 시간도 많이 드는 경향에 제동을 걸 수 있을지도 모릅니다.

앞서 언급한 무엇이든 가능한 올인원 업체는 광고 대행사나 기획/플래닝 회사 등에 많으며, 이러한 전시회 '대행사'의 견적가는 외주를 주기 때문에 비싸다는 평이 있었습니다.

1개 부스나 2개 부스 같은 소규모 부스 기획으로는 연락하기가 조심스러우셨을 것입니다.

하지만 회사에 따라서는 여러 기업 노력을 통해 견적을 받아보니 기존 업체보다 저렴하거나, 가격은 거의 비슷하지만 내용은 더 우수하거나, 대응 속도가 빠른 경우도 있습니다.

홈페이지를 보고 관심 있는 전시회 업체가 있다면 견적이라도 받아보는 것이 좋습니다.

▼ 전시회 업체 선정으로 고민이라면, 우선 BEEATS에 상담해 보세요! (견적 상담만도 가능)

전시회를 사업으로 하는 회사라면 클라이언트 기업의 요구를 듣고 디자인이나 운영을 제안하는 것은 당연한 일입니다.

하지만 과제는 '바꾸고 싶다'는 것이 아닐까요?

아무리 저렴하게 대응해 주는 업체라도 제안이 없거나 변화가 없는 전시회 부스라면 실망스럽죠.

전시회 업체 선정의 중요한 요소로 제로베이스에서 생각해 주는 기술과 마인드를 가진 회사인가 하는 점이 있습니다. 1개 부스나 2개 부스라도 당신의 '바꾸고 싶다'는 생각에 응해줄 수 있는 회사를 선택해야 합니다.

시대와 함께 전시회도 변합니다.
비즈니스의 다양한 현장에서 DX(디지털 전환)가 요구되는 지금, 전시회에도 디지털화와 DX가 요구되는 경우가 늘어나고 있습니다.

표시 패널을 디지털 사이니지로 변경하면 기업의 상품이나 서비스를 더욱 풍성하게 제안할 수 있으며, 현재는 AI 카메라 등 다양한 측정 기기를 사용하여 구역별 흥미와 관심을 수치화하고 부스 레이아웃을 최적화할 수도 있습니다.

또한, 빅사이트나 마쿠하리 멧세 등의 전시회장과 전국의 거점 및 생산지를 원격으로 연결하여 접객 및 상담을 진행하는 등 디지털 활용은 점점 확대되고 있습니다.

디지털 활용은 이러한 제안력 향상 외에도 이동 경비 절감 등 비용 절감, 스태프 배치 최적화를 통한 업무 부담 경감으로 이어지는 측면도 있습니다. 디지털에 정통한 회사가 있다면 적극적으로 문의해 보십시오.

업무 템포가 맞지 않는 업체와의 협업은 매우 힘든 일입니다.
상사가 보고를 재촉하는데 제안이나 도면 업로드를 기다리느라 짜증이 나면 다른 업무에도 영향을 미치게 됩니다.

견적 제시, 디자인 제안은 물론 다음 미팅 일정 조정까지 신속하게 처리해 주는 업체는 믿음직합니다. 그런 회사라면 납기가 짧은 전시회 출전도 안심하고 맡길 수 있습니다.

전시회 준비는 공수가 많이 드는 매우 힘든 작업입니다.
 
전시회 업체에 때로는 무리한 부탁을 해야 할 때도 생깁니다.
거의 정해진 내용을 시공 직전에 확 바꿔야 할지도 모릅니다.
완전한 제로베이스에서 1주일 안에 모든 것을 결정해야 할지도 모릅니다.
또한 현장에서 갑자기 수정이나 추가가 필요해도 상사의 지시라면 어떻게든 해결해야 합니다.

그럴 때 어떤 무리한 부탁이라도 어떻게든 해결할 방법을 함께 고민해 주는, 열의를 가진 회사야말로 최종적으로 선택해야 할 회사라고 생각합니다. 

지금까지 전시회를 맡길 이상적인 회사에 대해 작성했습니다.

실적이 있고, 무엇이든 가능하며, 저렴하고, 단납기에도 대응할 수 있고, 최신 디지털에도 강하며, 열의가 있는.

그런 회사가 있을까요?라고 생각하는 담당자분들도 계실 것입니다.

있습니다!

그것은 바로 저희 BEEATS입니다.

납기가 짧은 안건이라도, 조금 먼 미래의 출전 상담이라도, 1개 부스라도.
부담 없이 문의해 주십시오.

지금부터는 BEEATS의 특징을 간단히 설명해 드리겠습니다.

■ BEEATS라면 대형/소형 전시회 제안 및 견적이 무료!
BEEATS에서는 귀사의 전시회 과제를 파악하고, 상담을 거쳐 제안 및 견적까지 무료로 진행해 드립니다. 자세한 내용은 아래로 문의해 주십시오.

■ 집객부터 상품 시연, DX까지 아이디어 가득!
BEEATS라면 부스 시공은 물론, 집객 전략부터 디지털 기술을 간편하게 도입할 수 있는 무인 접객, 게임까지 준비되어 있습니다. 매장 판촉 노하우를 살린 상품 시연 아이디어도 제안해 드립니다.

■ 전시회 효과 측정! 부스 기획, 개선, 보고에 노하우 충실!
히트맵 측정을 통해 고객의 동선을 시각화하고, 스태프 배치를 개선할 뿐만 아니라 차기 전시회를 위한 효과 검증, 리포팅, 부스 최적화가 가능합니다.

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광고 제작 회사인 BEEATS이기에 전시회 기획부터 운영은 물론, 영상, 팸플릿, 인력, 기념품까지 전부 맡기실 수 있습니다. 담당자님의 수고를 한꺼번에 해결해 드립니다.

■ 「저예산」 「단납기」 대응, 견적 상담만도 가능!
광고 제작 회사에 맡기면 비싸거나 진행이 느릴까 봐 걱정되시나요? BEEATS의 경험과 네트워크를 활용하여 합리적인 가격으로 전시회를 제안해 드립니다.

전시회 기획이나 시공을 맡는 회사는 매우 다양하며, 시공 전문 회사, 광고 대행사, 디자인 사무소, 마케팅 회사 등이 있습니다. 각각의 경향이 있으므로 간단히 설명해 드리겠습니다.

【1】 시공 전문 회사
전시회 시공을 전문으로 하는 회사입니다.
경험과 실적이 많아 안심하고 맡길 수 있는 것은 물론, 부스 자재를 자체 보유하고 있는 경우가 많아 비용을 절감할 수 있다는 점이 장점입니다. 경향으로는 소규모, 적은 부스 제작 시 비용적 이점이 많은 편입니다.

【2】 광고 대행사
다양한 업체를 파트너로 두고 있어 대응 범위가 넓다는 것이 강점입니다.
그 이면으로 모두 외주를 주게 되므로 퀄리티 높은 제안에는 그만큼의 비용이 들고, 예산이 적은 안건은 대응하지 않는 경우가 있다는 점 등이 우려 사항입니다.

【3】 디자인 사무소
트렌드를 반영한 부스 디자인으로 차별화하고 싶을 때, 디자인 사무소에 의뢰하면 장점이 있습니다. 선정 시 전시회 부스 디자인 실적이 있는지 확인해야 하며, 이를 위해 회사 홈페이지 확인이 필수입니다. 디자인 사무소의 경우 시공이나 운영, 기타 준비물 수배는 다른 회사에 의뢰하게 되므로 작업 부담이 늘어나는 것이 단점입니다.

【4】 기획/플래닝 회사
판매 촉진이나 마케팅을 전문으로 하는 회사로, 전시회 부스 디자인, 도면, 시공 및 운영뿐만 아니라 목표 설정이나 과제 검증 단계부터 함께하며 마케팅 관점에서 전시회 부스를 기획합니다.

기획력이 장점인 만큼 디자인이나 시공은 외주를 주게 되어 비용은 높아지는 경향이 있습니다. 또한 컨설턴트 섭외나 초대장 제작 등 준비물이 많은 경우에는 전부 맡길 수 있다는 점이 장점이 됩니다.

전시회 부스를 마케팅의 일환으로 생각할 경우, 기획 및 플래닝을 특기로 하는 회사는 무엇이든 상담할 수 있는 파트너가 됩니다.

어떤 업무 형태라도 일장일단이 있는 것은 당연하지만, 요즘은 같은 시공 회사나 광고 대행사라도 다양한 개성이 있습니다. 요구하는 것이 새로운 부스 디자인인지, 저가격인지, 단납기인지 등 목적을 명확히 한 뒤 홈페이지를 검색하여 마음이 맞는 회사에 문의하는 것이 전시회 성공으로 가는 지름길이라고 생각합니다.

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Q1. 전시회 시공 업체는 어떻게 선택해야 하나요?

A1. 전시회 시공 업체를 선택할 때는 7가지 포인트를 확인하는 것이 중요합니다. 구체적으로 풍부한 실적, 기획부터 운영까지의 폭넓은 대응력, 비용 대응력, 제로베이스의 제안력, 디지털(DX) 대응, 대응의 속도감, 그리고 어려운 상황에서도 함께 고민해 주는 열의가 있는지 확인하십시오.

Q2. 전시회 업체에는 어떤 종류가 있나요?

A2. 전시회 업체에는 주로 4가지 타입이 있습니다. 비용 절감이 용이한 '시공 전문 회사', 폭넓은 대응력을 가진 '광고 대행사', 트렌디한 부스에 강한 '디자인 사무소', 마케팅 관점에서 기획 및 동행하는 '기획/플래닝 회사'입니다. 목적에 맞춰 최적의 업체를 선택하세요.

Q3. 전시회 출전 업무를 1개 사에 모아서 의뢰하는 장점은 무엇인가요?

A3. 업무를 1개 사에 모아서 의뢰하는 장점은 담당자의 수고와 시간을 대폭 줄일 수 있다는 점입니다. 디자인, 시공, 운영, 집객 전략, 컨설턴트 및 기념품 수배 등을 일괄적으로 맡김으로써 미팅 횟수가 줄어들고 정보 공유 누락을 방지할 수 있습니다. 결과적으로 비용과 노력을 절감할 수 있습니다.

Q4. 전시회에서의 디지털화(DX화)에는 어떤 기법이 있나요?

A4. 전시회 디지털화 기법으로 표시 패널을 디지털 사이니지로 변경하여 표현력을 높이는 방법이 있습니다. 또한 AI 카메라 등의 측정 기기를 도입하여 방문자의 동선이나 관심을 수치화하고 부스 레이아웃이나 스태프 배치를 최적화하는 것도 가능합니다. 이를 통해 효과 측정 및 비용 절감을 실현할 수 있습니다.