백오피스 DX로 바뀐다! 총무·인사업무 효율화와 오피스 사이니지 활용법

최근 업무 방식 개혁이나 인력 부족과 같은 과제에 대응하기 위해 많은 기업이 'DX(디지털 트랜스포메이션)' 추진을 가속화하고 있습니다. 그중에서 간과되기 쉬운 것이 총무·인사 등 백오피스 부문입니다. 직접적인 수익으로 이어지기는 어렵다고 생각되는 한편, 기업 전체의 생산성이나 업무 효율을 지탱하는 기반으로서 DX를 통한 변혁이 지금 더욱 요구되고 있습니다.
본 기사에서는 백오피스 DX의 기본적인 사고방식부터 구체적인 이점, 그리고 비교적 도입하기 쉬운 도구로서 클라우드형 디지털 사이니지 'Clomoni'에 대해 해설합니다.

▼「Clomoni」의 기능과 활용 장면을 2분 영상으로 소개합니다!

DX(디지털 트랜스포메이션)는 단순히 아날로그 업무를 디지털화하는 'IT화'와는 다른 개념입니다. DX는 디지털 기술을 활용하여 업무 프로세스 자체를 근본적으로 재검토하고 조직이나 비즈니스 모델을 변혁해 나가는 것을 의미합니다.
그렇다면 왜 지금, 백오피스 DX가 이토록 중요하게 여겨지는 것일까요? 그 배경에는 다음과 같은 사회적 과제들이 있습니다.

복잡화·노후화된 기존 시스템(레거시 시스템)이 디지털화를 저해하고 기업의 경쟁력 저하를 초래한다는 경제산업성이 제기한 문제입니다. 백오피스 업무의 상당수는 이러한 레거시 시스템이나 아날로그 프로세스에 묶여 있는 경우가 적지 않습니다.

리모트 워크나 하이브리드 워크가 보급되면서 사원 한 명 한 명의 업무 방식이 다양해졌습니다. 이에 따라 사내 정보 공유나 근태 관리 등 백오피스 업무도 유연한 대응이 요구되게 되었습니다.

저출산 고령화로 인한 노동력 부족이 심각해지는 가운데, 한정된 리소스로 기업 활동을 유지·발전시키기 위해서는 비효율적인 업무를 배제하고 생산성을 향상해야 합니다.

백오피스 DX는 이러한 과제에 대응하기 위한 강력한 무기가 됩니다. 클라우드 서비스, RPA(사무 작업 자동화), AI-OCR(인공지능을 활용한 광학 문자 인식), 전자 계약 등의 기술을 활용함으로써, 지금까지 당연하게 여겨져 온 업무 방식을 근본부터 바꿔나갈 수 있는 것입니다.

백오피스 DX를 실천함으로써 기업은 다방면의 이점을 누릴 수 있습니다.

비효율적인 종이 업무·수작업 배제

종이 기반의 신청서, 계약서 교환이나 수작업 데이터 입력 같은 비효율적인 업무는 시간과 비용을 낭비할 뿐만 아니라 인적 오류의 온상이 됩니다. DX를 통해 이를 디지털화함으로써 대폭적인 업무 효율화와 비용 절감을 실현할 수 있습니다.

인적 오류 감소와 비용 절감

RPA(로봇 프로세스 자동화~사무 작업 자동화)나 AI-OCR(인공지능을 활용한 광학 문자 인식)을 도입하면 청구서나 경비 정산서의 데이터 입력을 자동화할 수 있어 수기 입력에 의한 실수를 0에 가깝게 줄일 수 있습니다. 또한 페이퍼리스화는 인쇄 비용이나 우송비 절감으로 직결되어 기업의 이익 향상에도 기여합니다.

업무 방식의 유연성 향상

클라우드형 근태 관리 시스템이나 워크플로우를 도입하면 사원은 장소에 구애받지 않고 신청이나 승인 작업을 할 수 있어, 원격 근무 중에도 원활한 업무 수행이 가능해집니다. 이를 통해 사원의 워라밸이 향상되고 기업 전체의 참여도 향상으로 이어집니다.

실제로 많은 기업이 근태 관리 시스템을 클라우드화하고 정보 공유 도구를 도입함으로써 백오피스 업무의 극적인 개선을 달성하고 있습니다.

백오피스 DX의 성공에는 업무 프로세스 개혁뿐만 아니라 사원 한 명 한 명에 대한 정보 공유와 커뮤니케이션 강화가 필수적입니다. 하지만 업무 방식이 다양화되는 현대 사회에서 사내보나 이메일만으로는 정보가 충분히 전달되지 않는다는 과제가 부각되고 있습니다.

그래서 주목받고 있는 것이 오피스 사이니지입니다. 오피스 사이니지는 사무실 공용 공간 등에 설치된 디스플레이를 통해 사원에게 시의적절한 정보를 발신하는 도구입니다. 디지털 사이니지가 백오피스 DX에 기여하는 주요 이유는 다음과 같습니다.

정보 공유·전달의 신속화

사내 게시판처럼 물리적인 종이 포스터를 교체할 번거로움 없이 실시간으로 정보를 업데이트하고 발신할 수 있습니다. 이를 통해 전 사원에게 신속하게 알릴 수 있어 정보 격차 해소로 이어집니다.

다거점·원격 환경에 대한 대응력

여러 거점을 가진 기업이라도 클라우드형 사이니지를 사용하면 일괄 관리가 가능합니다. 또한 오피스뿐만 아니라 사원의 PC나 스마트폰으로도 정보를 배포할 수 있는 서비스가 있어 리모트 워크 중인 사원에게도 중요한 정보를 확실히 전달할 수 있습니다.

업무 방식 개혁을 뒷받침하는 도구로서의 가치

오피스 사이니지는 단순한 정보 전달 도구가 아닙니다. 기업의 비전이나 경영 메시지를 공유하고 사원의 활약상을 소개함으로써 조직의 일체감을 조성하고 참여도를 높이는 효과도 기대할 수 있습니다.

백오피스 DX를 추진하고 사내 커뮤니케이션을 강화하는 데 있어, 당사가 제공하는 클라우드형 디지털 사이니지 'Clomoni'가 강력한 도구가 됩니다.
'Clomoni'는 다음과 같은 특장을 가진 서비스입니다.

「Clomoni」는 손안의 PC에서 전국의 거점이나 사내 여러 곳에 설치된 모니터를 원격으로 자유롭게 관리할 수 있는 클라우드형 디지털 사이니지입니다.

이미지나 영상은 물론, PDF나 웹 페이지도 그대로 쉽게 등록 가능합니다. 폭넓은 파일 형식을 지원하여 다양한 콘텐츠를 자유롭게 배포할 수 있습니다.

스케줄 관리나 정보 업데이트 절차도 간편하며, 다수 거점 관리도 원활하게.
누구나 헤매지 않고 직관적으로 조작할 수 있는 설계로, 일상적인 운영 부담을 줄입니다.

「Clomoni」는 클라우드형 디지털 사이니지로서 도입이 쉬울 뿐만 아니라 다거점을 일괄 관리할 수 있는 유연성을 갖추고 있습니다. 전용 관리 화면에서 인터넷을 통해 콘텐츠를 업데이트할 수 있으므로, 본사에 있으면서도 전국 거점이나 부서에 정보를 즉시 배포할 수 있습니다. 종이 게시물이나 이메일 배포와 비교해 정보 도달률, 신선도, 일관성이 획기적으로 향상됩니다.

「Clomoni」는 설치 장소나 용도에 따라 선택할 수 있는 3가지 라인업을 갖추고 있습니다.
콤팩트하고 공간을 차지하지 않는 태블릿형과 대형 모니터에도 대응 가능한 STB(셋톱박스)형 등, 용도에 맞는 최적의 모델을 선택할 수 있습니다.

백오피스 부문에서는 매일 다양한 정보를 사내에 전달해야 하지만, 게시판이나 종이 자료로는 업데이트 지연이나 전달 누락이 일어나기 쉽고 담당자의 부담도 커지기 마련입니다. 'Clomoni'를 활용하면 다음과 같은 효과를 얻을 수 있습니다.

정보 공지의 자동화
인사 제도 변경, 복리후생 안내, 사내 이벤트 공지 등을 스케줄 설정으로 정기 배포. 정보가 확실히 전달되고 게시물 교체 작업도 불필요해집니다.

사원 교육의 균질화
교육 영상이나 조작 매뉴얼을 반복해서 표시함으로써 시간과 장소에 얽매이지 않고 학습 기회를 제공합니다. 신입 사원 연수부터 컴플라이언스 교육까지 폭넓게 활용할 수 있습니다.

긴급 연락의 즉시 배포
재해나 시스템 장애 등의 긴급 정보도 클릭 몇 번으로 전 거점에 일제히 표시. 신속한 대응으로 이어집니다.

주식회사 쓰쿠이(TSUKUI)
전국 770개 이상의 개호 시설에 Clomoni를 도입. 종이 게시물로는 전달하기 어려웠던 본사로부터의 중요 정보를 균일하게 공유할 수 있게 되었으며, 게시 작업의 부담도 크게 줄었습니다. 지역이나 시설별로 다른 정보를 배포할 수 있는 「그룹 배포 기능」도 활용하고 있습니다.

▶사례 상세 내용은 여기서 확인하세요

디지털청
본청사 엘리베이터 홀 등에 Clomoni를 설치하여 안내 표시의 클라우드화를 실현했습니다. 업데이트나 유지보수 공수를 줄였을 뿐만 아니라, 설치 장소를 집무실이나 장관실로 확대하는 등 유연한 운영이 가능해졌습니다.

▶사례 상세 인터뷰는 여기서 확인하세요

백오피스 DX 추진은 업무 방식 개혁이나 인재 부족과 같은 사회적 과제에 대한 대응뿐만 아니라, 기업의 지속적인 성장에도 향후 더욱 중요해질 것입니다.

클라우드형 디지털 사이니지 「Clomoni」는 정보 공유의 효율화나 사원 교육의 균질화 등 다양한 측면에서 백오피스 DX를 가속화하는 유력한 도구입니다. 업무의 질과 속도를 동시에 높이는 대책으로 꼭 도입을 검토해 주십시오.

Q1. 백오피스 DX란 무엇입니까?

A1. 백오피스 DX란, 디지털 기술을 활용하여 총무나 인사 등의 업무 프로세스를 근본적으로 재검토하고 조직을 변혁해 나가는 것입니다. 단순한 아날로그 업무의 IT화가 아니라, 2025년의 절벽 문제나 업무 방식의 다양화, 인재 부족과 같은 사회적 과제에 대응하기 위해 중요하게 여겨지고 있습니다.

Q2. 백오피스 DX를 추진하는 이점은 무엇입니까?

A2. 주요 이점은 3가지입니다. 첫째는 종이 기반의 신청이나 수작업을 배제함으로써 얻는 업무 효율화, 둘째는 입력 자동화 등에 의한 인적 오류 및 인쇄·우송 비용 절감, 셋째는 원격 근무 등 다양한 업무 방식에 대응할 수 있는 유연성 향상입니다. 기업 전체의 생산성 향상에 기여합니다.

Q3. 오피스 사이니지가 백오피스 DX에 도움이 되는 이유는 무엇입니까?

A3. 업무 방식이 다양화되는 가운데, 사원에게 신속한 정보 공유와 커뮤니케이션 강화를 실현할 수 있기 때문입니다. 종이 포스터를 교체하는 수고가 없고, 실시간으로 정보를 발신할 수 있으며, 다수 거점의 일괄 관리도 가능하기 때문에 정보 격차 해소나 조직의 일체감 조성으로 이어집니다.

Q4. 클라우드형 디지털 사이니지 'Clomoni'의 특장은 무엇인가요?

A4. Clomoni의 특징은 크게 3가지입니다. 첫째는 손안의 PC에서 다거점 모니터를 원격으로 일괄 관리할 수 있는 점, 둘째는 이미지나 영상, PDF 등을 웹 기반으로 쉽게 배포할 수 있는 점, 셋째는 누구나 직관적으로 조작할 수 있는 심플한 UI로 운영 부담을 줄일 수 있는 점입니다.