프라이빗 쇼(자사 전시회)의 장점과 준비·개최 포인트

프라이빗 쇼란, 기업이 주최하는 자사 전시회의 하나로, 일반 공개를 하지 않고 특정 타겟층이나 비즈니스 파트너를 대상으로 개최되는 이벤트입니다.
보통 업계 관계자나 고객·거래처, 중요한 파트너 기업 등이 초대되며, 제한된 참가자만이 참가할 수 있는 형식을 취합니다.
이번 기사에서는 프라이빗 쇼에 대해 그 장점, 준비·개최 포인트를 소개하고자 합니다.

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전시회의 분류에는 여러 가지가 있지만, 비즈니스 쇼, 퍼블릭 쇼, 프라이빗 쇼로 나눌 수 있습니다.

상담회나 합동 전시회라고도 불리는 전시회입니다.
비즈니스 퍼슨을 대상으로 한 B to B(Business to Business) 전시회로, 큰 전시장에 수백, 수천 개의 기업이 한자리에 출전합니다.
내장객도 수만 명에 이르는 것이 특징입니다.
전시회 테마에 맞춰 관심도가 높은 많은 비즈니스 퍼슨에게 제품이나 서비스를 제안할 수 있으므로, 신규 고객 획득을 위해 진행됩니다.

B to C(Business to Consumer)가 많으며, 널리 일반 소비자가 내장합니다.
비즈니스 쇼의 목적이 상담인 것에 반해, 퍼블릭 쇼에서는 상품 인지도 확대나 향후 팬 만들기에 주력하게 됩니다.
전시회 중에는 개최 첫날을 비즈니스 쇼, 후반을 퍼블릭 쇼로 설정하여 양쪽 측면을 모두 가지게 하는 경우도 있습니다.

그런데 이번 테마인 프라이빗 쇼입니다만, 비즈니스 쇼나 퍼블릭 쇼는 복수의 기업이 출전하는 것에 비해, 단일 기업이나 그룹만으로 개최됩니다.
거기서 주최 전시회·자사 전시회라고 불리기도 합니다.
기본적으로는 초대제이며, 기존 고객이나 이해관계자(Stakeholder)와의 관계 강화가 목적입니다.
상품·서비스 제안도 필요하지만, 초대객에 대한 인사나 릴리스 발표, 엔터테인먼트 등 고객을 대접하는 연출도 중요한 요소가 됩니다.

비즈니스 쇼나 퍼블릭 쇼와 비교하여, 프라이빗 쇼에서는 내장객의 면면에 특징이 있습니다.
주로 기존 거래처 기업이 중심이 되며, 영업 창구뿐만 아니라 의사결정에 관여하는 매니지먼트층이나 임원급의 내장도 많이 볼 수 있습니다. 제품이나 서비스의 도입 여부를 검토하는 키 퍼슨(Key Person)에게 차분히 설명할 수 있는 절호의 기회입니다.
또한, TV나 신문 등 미디어 관계자를 초대하여 기업의 활동을 널리 알리거나, 지자체 공무원이나 각종 업계 단체와의 관계 구축을 목적으로 한 교류의 장으로 활용되기도 합니다. 아울러 기업 경영에 관심을 가진 주주를 초대하여 활동에 대한 이해를 높이는 기회로 자리매김하는 사례도 있습니다.
이와 같이, 프라이빗 쇼는 단순한 전시의 장이 아니라, 기업의 신뢰 구축이나 관계 강화를 도모하기 위한 전략적인 커뮤니케이션 장으로서의 역할도 담당하고 있습니다.

프라이빗 쇼를 주최하는 기업의 주된 목적은 다음과 같습니다.

신제품이나 최신 기술의 전시·발표를 통해 참가자에게 상품·서비스를 이해시킵니다.

상품 및 서비스 외에도 안전·안심과 같은 품질 보증이나 SDGs 등 기업의 노력을 소개합니다.

중요한 파트너나 고객과의 관계를 깊게 하고 신뢰 관계를 구축할 기회를 제공합니다.

자사의 브랜드 가치나 이미지를 높이는 장으로 활용한다.

BEEATS가 지원한 「산텔레폰(SanTelephon)」 프라이빗 전시회 사례를 여기에서 확인하실 수 있습니다

목적 자체는 비즈니스 쇼 등 다른 전시회와 다르지 않은 부분도 많지만, 프라이빗 전시회에는 다음과 같은 장점이 있습니다.

특정 타겟층에 집중하여 정보를 발신할 수 있으므로, 정확도가 높은 효과적인 마케팅이 가능합니다.
고객 리스트에서 결정권자를 직접 초대하거나, 평소 상담에서는 만날 수 없는 지속가능성(Sustainable), 환경 등의 담당자를 초대하여 활동을 소개할 수도 있습니다.

자사에서 회기 및 회장을 결정할 수 있으므로 경쟁사보다 빠르게, 또는 더욱 효과적인 타이밍에 상품이나 서비스를 전시·소개할 수 있습니다.

폐쇄형(Closed) 전시회이므로 경쟁사 등이 들어올 수 없어 어느 정도의 기밀성이 유지됩니다.
그 때문에 한 발 더 들어간 상품 소개나 상담을 진행할 수 있다는 장점이 있습니다.

단일 기업이 개최하므로 공간 제약을 유연하게 다루어 자유로운 회장 구성이 가능하며, 이를 통해 참가자에게 더욱 특별한 경험을 선사할 수 있습니다.
회장 입장 후 인사부터 제품 프레젠테이션, 이벤트 등 환대 및 상담에 이르기까지 내방객 만족도로 이어지는 스토리를 짤 수 있습니다.
만족도가 높은 전시회를 통해 더욱 깊은 관계 구축을 기대할 수 있습니다.

「닛폰햄(Nipponham)」 프라이빗 전시회 사례를 여기에서 확인하실 수 있습니다

프라이빗 전시회에는 장점과 표리 관계인 단점도 있습니다.

프라이빗 전시회는 보유하고 있는 리스트로부터의 초대가 기본이므로, 일반인이나 새로운 고객으로의 접근은 제한됩니다.

비즈니스 쇼나 퍼블릭 쇼에서는 전체를 주관하는 주최자가 다양한 매체를 사용하여 홍보·집객을 해줍니다.
테마를 같이 하여 많은 출전사가 모이는 것만으로도 큰 집객을 기대할 수 있습니다.
그러나 프라이빗 쇼는 홍보도 집객도 모두 자사에서 해야 합니다.

프라이빗 전시회는 주최자와 출전사를 같은 사내에서 진행하기 때문에 개최에 많은 비용이 듭니다.
회장비, 보안 등 모두 자사 부담이며, 모든 면에서 인원을 배치하므로 자원, 인건비 문제도 발생합니다.

비즈니스 쇼에 출전할지, 프라이빗 쇼로 할지는 목적과 성과를 생각하여 신중히 검토할 필요가 있습니다.

프라이빗 쇼 진행 방식에 대해서는 다음과 같은 단계가 일반적입니다.

이벤트의 목적과 성과를 명확히 하고, 그것을 위한 준비를 진행합니다.
비즈니스를 목적으로 한 프라이빗 쇼로서 상담회로 할 것인지, 관계화를 생각하여 비즈니스 이외의 기업 자세나 활동 소개까지 할 것인지 등입니다.

개최 시기는 신상품 상담 시기 등 상전(商戰)을 앞두고 이루어지는 경우가 많지만, 유의할 점도 있습니다.
경쟁 기업이나 동종 업계의 비즈니스 쇼와 겹치면 집객에 차질이 생기므로 사전 정보 수집이 중요합니다.
회장 선정도 출전하는 상품 수나 내방객 수, 상담 공간, 대기 공간, 자재 보관 장소 등을 고려하면서 결정합니다.
회장 측과 정중하게 접하며 좋은 관계를 구축해 나가는 것도 전시회 운영의 중요한 포인트가 됩니다.
또한 집객력이 뛰어나고 접근성이 좋은 전시회장은 일정이 차 있는 경우가 많으므로 미리 확보해 두거나 몇 년 앞까지 미리 협의해 둘 필요도 있습니다.

개최의 목적이나 목표, 스케줄이 정해지면 사내 승인이 필요합니다.
큰 예산과 시간, 인적 자원도 투입하므로 사내 컨센서스는 매우 중요합니다.

회장 결정부터 집객, 시공까지, 다방면에 걸친 프라이빗 쇼의 운영은 자사만으로는 불가능하다고도 할 수 있습니다.
운영에는 전시회를 수탁하는 기업과 협업하게 되는데, 그 선정은 특히 중요합니다.
전시회 전문 시공업체부터 광고 대리점, 마케팅 회사, 디자인 회사 등 각자의 장단점을 보면서 경쟁 입찰(Competition)을 하는 것이 관례입니다.

목표나 목적에 맞춰 타겟, 초대자를 명확히 하고 초대장을 발송합니다.
중요한 초대자를 대상으로는 초대장을 직접 전달하기도 합니다.
최근에는 초대부터 입장까지를 관리하는 초대 시스템을 도입하는 기업이 늘고 있습니다.

프라이빗 쇼에서는 전체 테마 설정이나 회장 내 레이아웃 등 주최자로서의 기획과, 각 부스에서의 상품·서비스 전시 및 제안 기획, 두 가지를 추진해 나갈 필요가 있습니다.
그 때문에 준비 기간은 보다 여유 있는 스케줄 설정이 필요합니다.
전체 기획과 부스 기획은 담당이 나뉘게 되므로, 당일 회장에서 혼란이 일어나지 않도록 그 연계는 매우 중요합니다.

개최 전에는 전시회 자재, 전시 상품을 반입하고 회장을 구성합니다.
많은 사람과 물건이 오가므로 반입 스케줄이나 사람의 움직임에 대해 면밀한 계획이 필요합니다.
또한 반입이나 시공에는 많은 위험도 따르므로 안전 확보를 위한 규칙 설정이나 주의 환기를 철저히 해야 합니다.

프라이빗 쇼가 시작되면 내방객 관리가 큰 업무가 됩니다.
기다리게 하지는 않는지, 담당자의 안내는 원활한지, 초대장이 없는 분에 대한 대응은 어떻게 할 것인지 등 매우 바빠지게 됩니다.

상품 부스에서는 신상품이나 서비스 프레젠테이션을 진행하여 내장객에게 정보를 제공합니다.
그 안에서 참가자와의 대화나 시연(Demonstration)을 진행하여, 보다 깊은 이해를 얻고 상담으로 연결해 갑니다.
또한 상품 이외의 기업 활동 소개 등을 할 수 있는 것도 프라이빗 쇼만의 특징이라고 할 수 있겠죠.

참가자로부터의 다양한 의견을 피드백으로 수집하여, 상품이나 서비스, 전시회 자체의 개선에 활용합니다.

프라이빗 쇼에서 얻은 관계를 유지하고 깊게 하기 위한 액션으로, 전시회 후 미팅이나 감사 상담 등이 있습니다.

내장하지 못한 분들을 위해, 개최 내용을 촬영하여 PC상에서 상품이나 패널을 확대해 보거나, 상품 홈페이지로 이동할 수 있게 하거나, 가상(Virtual)으로 보실 수 있게 하는 수법도 최근 늘고 있습니다.
프라이빗 쇼라면 촬영 등의 제약이 적고 비교적 저렴하게 할 수 있으므로 꼭 도입하고 싶은 수법입니다.

프라이빗 쇼는 중요한 이해관계자와 직접 교류하며 신상품이나 서비스 발표를 할 수 있는 귀중한 기회입니다. 참가자에게도 특별한 체험이 되며, 기업에게도 브랜드 강화나 비즈니스 관계 구축에 기여하는 중요한 이벤트라고 할 수 있습니다.

반면, 주최자가 모든 것을 준비해 주는 비즈니스 쇼나 퍼블릭 쇼보다 더 많은 비용과 노력이 필요합니다.

그런 점에서 프라이빗 쇼 추진 시에는 비즈니스 쇼보다 파트너 선정이 더욱 중요해질 것으로 생각됩니다.

프라이빗 쇼에 관심을 가지신 기업 및 담당자님은 분명 지금까지도 전시회 운영을 경험해보셨을 것입니다.
파트너 선택과 관련하여, 「말한 것만 해준다」, 「대응이 너무 느리다」, 「시공만 할 수 있다」, 그런 불만이나 매너리즘을 느끼고 있지는 않으신가요?

BEEATS라면 기업이나 상품·서비스를 자세히 이해하여, 최적의 부스를 디자인하고, 시공부터 인력 배정, 영상이나 팜플렛, 노벨티까지 토탈 서포트해 드립니다.

말 못 할 고민이나 푸념도 들어드리며 친절히 대응하겠습니다.

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Q1. 프라이빗 쇼(자사 전시회)란 무엇인가요?

A1. 프라이빗 쇼란, 기업이 주최하는 자사 전시회의 하나입니다. 일반 공개는 하지 않고, 특정 타겟층이나 비즈니스 파트너, 고객 등을 초대하여 개최됩니다. 기존 고객이나 이해관계자와의 관계 강화나 신제품 발표 등을 목적으로 진행됩니다.

Q2. 프라이빗 쇼를 개최하는 장점은 무엇인가요?

A2. 주된 장점은 특정 타겟층에 집중하여 정보를 발신할 수 있다는 것입니다. 또한, 경쟁사에 방해받지 않고 독자적인 타이밍에 기밀성이 높은 정보를 발신할 수 있다는 점이나, 자유로운 회장 구성으로 내장객의 만족도를 높이고, 더 깊은 관계 구축을 기대할 수 있다는 점도 들 수 있습니다.

Q3. 프라이빗 쇼의 단점이나 주의점은 있나요?

A3. 주의점으로 초대제이기 때문에 신규 고객 획득으로는 이어지기 어렵다는 점을 들 수 있습니다. 또한 공지나 집객을 모두 자사에서 해야 한다는 점, 회장 확보나 인원 배치 등 개최에 드는 비용과 자원 부담이 일반 전시회보다 증가한다는 점에도 주의가 필요합니다.

Q4. 프라이빗 쇼 준비를 성공시키는 포인트는 무엇인가요?

A4. 성공 포인트는 신뢰할 수 있는 운영 파트너를 선정하는 것입니다. 프라이빗 쇼는 회장 수배부터 집객, 시공, 당일 내장객 관리까지 다방면에 걸치므로, 자사만으로 대응하는 것은 어렵습니다. 기획부터 시공, 운영까지 토탈 서포트가 가능한 파트너 선택이 중요해집니다.